事業再構築補助金の証拠書類の記載例

1 交付申請や実績報告の証拠書類の記載例
2 証拠書類とは
3 建物費の証拠書類の記載例
4 機械装置・システム構築費の証拠書類の記載例
5 区分にかかわらず必要な証拠書類
- 5.1 出納帳のコピーの例
- 5.2 通帳のコピー
6 まとめ
7 お問い合わせ

交付申請や実績報告の証拠書類の記載例

今回は事業再構築補助金の『交付申請』や『実績報告』で必要となる『証拠書類（証憑書類)』の記載例を紹介していきたいと思います。
事業再構築補助金の交付申請や実績報告では、とにかく審査に時間がかかっている事が問題となっております。

その理由の一つに『証拠書類が要件を満たしていない』という事が挙げられるのではないかと思います。
「〇〇書に〇〇という不備がありますので、再作成をお願いします。」というような、審査差し戻しは多くの人が経験しているのではないかと思います。

「そんなこと言っても、どんな風に証拠書類を作成すればよいか分からない。」

と思われるでしょう。
それもそのはず、事業再構築補助金では『証拠書類の記載例』があまり明示されていません。(２０２３年７月時点）
他の補助金では記載例が明示されている事もあるのですが、事業再構築補助金の場合は、あまり記載例はありませんので、『とりあえず業者に丸投げしたら不備のある書類になった』という事がよくあるのです。

そういった理由から、交付申請・実績報告の審査に時間がかかっていますので、その状況の改善に少しでも貢献できるように、当ページにて記載例（書き方のポイント）を紹介しようと思います。
もちろん、公式の見解ではありませんので、参考程度とはなりますが、実際に審査に通った実績のある書き方になりますので、『使える記載例』になっているはずです。

※ただし、審査担当者ごとに審査基準は変わるようですので、不備扱いとなる可能性はあります。当ページの記載例を参考にされて、差し戻しがあった場合でも責任は一切追えませんのでご了承ください。
あくまで参考程度でご覧ください。

２０２３年７月時点での情報となります。必要な証拠書類に関しては、よく改訂が行われますので、その都度、事業再構築補助金の公式HPから、正式な情報を確認するようにしてください。

証拠書類とは

事業再構築補助金でいう証拠書類とは
・見積書
・契約書
・納品書
・請求書
といった、証憑書類のことになります。

採択後は、こういった書類の準備をしながら補助事業を進めていかなければいけません。
それでは、証拠書類の記載例を紹介していきます。

事業再構築補助金の代表的な経費である『建物費』と『機械装置・システム構築費』について記載例を見ていきます。
この２つの経費区分の証拠書類を把握することができれば、『証拠書類の基本』は押さえることができます。
また、各経費区分共通の『出納帳のコピー』と『通帳のコピー』についても最後に解説します。

※それぞれの証拠書類はPDF化して提出します。
※共通事項としまして、それぞれの書類の右上に経費区分ごとの『番号』を記載します。

建物費の証拠書類の記載例

それでは、建物費の証拠書類の記載例を確認していきましょう。
以下の証拠書類について見ていきます。

・見積依頼書
・見積書
・相見積書
・契約書
・注文書
・請書
・完了報告書
・検収書
・完了後の写真
・工事完了後の図面
・工事費内訳書
・請求書
・代金支払い済みを示す証票
・領収書
・預り金元帳
・源泉徴収税の納付書のコピー

見積依頼書の記載例

見積依頼書は、「こういった内容で見積をしてください」という依頼を、事業者から施工業者に対して行う書類です。
見積依頼書は、参考様式が用意されています。
「事業再構築補助金公式HP 」の、「補助金交付候補者の採択後の流れ・資料」ページの「補助事業の手引き」項目の「参考様式集」の中にあります。
以下の画像が記載例です。

ポイントを解説します。

※１：
見積書を出してもらう先の施工業者名を記載ください。

※２：
見積依頼書を発行する日付を記載ください。当然ですが見積書より以前の日付となります。

※３：
補助事業者の住所・名称等を記載します。押印に関しては、なくても審査に通っています。

※４：
工事の「件名」を記載します。その他の証拠書類でも同じ件名を使用しますので、間違わないようにしましょう。

※５：
仕様には、工事内容を記載します。記載例のように別紙を用意してもよいですし、ここに記載してもかまいません。

※６：
必要な見積書の部数記載します。通常は１部でよいかと思います。

※７：
見積書の提出締切日を記載します。任意の日付でよいですので、施工業者と話し合って記載しましょう。

※８：
見積書の『宛名』となる箇所です。会社の場合は特に難しいことはないですが、個人事業主の場合は、『屋号＋氏名』がよいかと思います。屋号が複数あってややこしくなる場合は、氏名(フルネーム)だけでも良いでしょう。

※９：
別紙を用意した場合は、工事の内容を記載します。事前に施工業者と打ち合わせをして、どのような工事が必要かを確認しておきましょう。
この項目は、見積書の内訳と一致する必要があります。
詳しくは『見積書の記載例』の項目で解説します。

見積書の記載例

見積書は施工業者ごとに仕様様式がありますので、そちらを使用してもらって問題ありません。
以下は一例です。
ただし、注意点が非常に多いですので、気をつけましょう。

※１：
「見積書」と表題を記載ください。

※２：
宛名は、法人の場合は「法人名」を、個人事業主の場合は「屋号+個人名フルネーム」を記載ください。

※３：
見積の日付を記載ください。見積依頼書以後の日付で、契約書(or注文書)以前の日付となります。

※４：
施工業者の「住所」「名称」「電話番号」などを記載し、「押印」もしておきましょう。

※５：
見積依頼書と同じ「工事件名」を記載ください。

※６：
見積書の有効期限には注意しましょう。
交付申請提出時に有効期限内である必要があります。また、契約締結時にも有効期限内である必要があるので、有効期限は「空欄」または「長期(6ヶ月以上程度)」がよいでしょう。

※７：
合計金額には、「税込」または「税抜」の記載をお願いします。

※８：
工事の内訳にも注意が必要です。
おすすめは、木工事や内装工事などの「中項目」程度での記載です。
その理由は、内訳は相見積書と項目を完全一致させる必要があるからです。
もちろん小項目まで記載しても良いのですが、そうなると、相見積書との項目一致が難しく(大変に)なります。
担当者や案件次第では、「小項目を含めた詳細」を求められる可能性もありますが、一旦、中項目程度での見積書提出がおすすめです。(相見積書と比較しやすくなるため）

※９：
諸経費にも注意が必要です。
工事見積書には付き物の諸経費ですが、「諸経費」「現場管理費」「一般管理費」「雑費等」の項目は、内容が定かでないとの理由で、補助金の対象外となる可能性があります。
ですので、諸経費等の名称ではなく『何の費用かがはっきり分かる名称』をつける必要があります。
施工業者と打ち合わせを行い、諸経費等の名称が見積書に無いようにしましょう。

※１０：
消費税の記載をしましょう。
一括値引きはしてあってもかまいませんが、『消費税抜きの金額から値引き』するようにしましょう。
消費税込から値引きを行うと、消費税の金額がはっきりと分からなくなります。

相見積書の記載例

相見積書の作成ポイントは、見積書と同じですが、『見積書と同じ内訳』にする必要があります。
本見積書が「木工事、内装工事、電気工事、衛生設備工事」であれば、相見積書も同じ「木工事、内装工事、電気工事、衛生設備工事」とします。

また、相見積書にも見積依頼書が必要です。

契約書の記載例

契約書は、施工業者が普段使用している契約書があればそれを使用してください。
ポイントは、『契約者』『工事金額』『工事件名』『内訳』などが、見積書と一致しているかどうかです。
また、紙で発行する場合は、工事金額に応じた印紙を貼る必要があります。

しかし、契約書は『注文書＋請書』の組み合わせでも代用可能です。
施工業者が普段使用している契約書がない場合は、『注文書＋請書』がおすすめです。
※建物費の場合は、契約書の提出が必要となりました。(2023年9月時点)

注文書の記載例

~~契約書がない場合は、こちらの方がおすすめです。~~
※建物費の場合は、契約書の代替書類とはできなくなりました。建物費の場合は、注文書の提出は不要です。(2023年9月時点)

注文書は、補助事業者から施工業者に対して発行する書類です。
見積書の記載をベースに作成していきます。

※１：
「注文書」または「発注書」と表題を記載します。

※２：
宛名は、施工業者を記載します。

※３：
注文書発行の日付を記載します。(見積書の日付以降となります。)

※４：
補助事業者の「住所」「名称」「電話番号」などを記載し、「押印」をします。

※５：
見積書と同じ「工事件名」を記載します。

※６：
工事する場所の名称を記載します。(店名や事務所名など)

※７：
工事場所の「住所」を記載します。

※８：
「税込」または「税抜」の表示を記載します。

※９：
「見積書」と同じ内訳記載を記載します。

※１０：
消費税を記載します。

請書の記載例

※建物費の場合は、契約書の代替書類とはできなくなりました。建物費の場合は、請書の提出は不要です。(2023年9月時点)

工事請書は、注文書に対して、工事を受注したことを示す書類です。施工業者が発行します。
紙で発行する場合は、印紙が必要となるので注意しましょう。

※１：
「工事請書」または「請書」と表題を記載します。

※２：
宛名は、見積書と同じ記載をします。

※３：
日付を記載します。(注文書の日付以降)

※４：
見積書と同じ記載をして、「押印」をします。

※５：
請書を紙で発行した場合は、「印紙」を貼る必要があります。印紙金額は工事代金によって違いますので、ご注意ください。消印も必要となります。
いくらの印紙が必要かは『建設工事請負契約書　印紙』と検索すると、国税庁のページが出てきますので、確認してください。

工事の請負契約書には印紙を貼る必要がありますが、『注文書＋請書』の場合は、請書に印紙を貼る必要があります。
平成26年4月1日から令和6年3月31日までの間に作成されるものに関しては、軽減税率の対象となり、通常より印紙は安くなります。国税庁のHPで確認しておきましょう。

また、PDFやFAX等で請書を発行する場合は印紙は不要となります。施工業者に確認してみてください。

※６：
見積書と同じ「工事名」を記載します。

※７：
工事場所の「住所」を記載します。(注文書と同じです)

※８：
「税込」または「税抜」の表示をします。

※９：
「見積書」と同じ内訳を記載します。

完了報告書の記載例

完了報告書は、工事完了後に施工業者が発行する書類です。

※１：
「工事完了報告書」と表題を記載します。

※２：
宛名は、見積書と同じ記載をします。

※３：
日付を記載します。(工事が完了した日付以降)

※４：
見積書と同じ記載で「押印(必須)」も必要です。

※５：
見積書と同じ「工事名」を記載します。

※６：
工事が完了した日付を記載します。書類右上の日付より以前となります。

※７：
見積書と同じ金額を記載します。「税込」または「税抜」の表示をします。
もし見積書と違う金額となった場合は、新しい金額で全ての書類(見積書から)を作りなおす必要があります。

※８：
工事場所の住所を記載します。(注文書と同じ表記)

※９：
「見積書」と同じ内訳記載をします。

※１０：
それぞれ「自筆署名」または「パソコン入力+押印」をします。押印は認印で大丈夫です。
この部分はなくても大丈夫かなと思います。

検収書の記載例

検収書とは、『工事が完了したことを確認しました』ということを示す、補助事業者が発行する書類です。
検収書は、完了報告書をコピーして、そのコピーに
・「検収」という文字
・「検収年月日」
・「検収実施者(補助事業実施者)」
を記載して作成します。※１

検収書の原本は施工業者に渡して、補助事業者は検収書のコピーを保管しておきます。

完了後の写真

完了後の写真は、工事完了後の様子を撮影して提出します。
単価50万円以上(税抜き)の工事について写真が必要です。
参考様式の中にある「画像データ用台紙<参考様式17>」に写真を貼り付けて、作成します。
「画像データ用台紙」はエクセルファイルですので、貼り付けたらPDF化します。

写真がどれぐらい必要かは案件ごとに違うと思いますが、「事業再構築補助金以外での使用禁止」を明記したシールの写真は添付するようにしておきましょう。（画像右下）

工事完了後の図面

図面は施工業者に依頼して作成してもらいましょう。
よほど簡易的な工事でない限り作成してもらえるはずです。
※新築工事：平面図と立面図
※改修・改築・増築など工事：平面図
※設備工事だけの場合：配管図または配線図

工事費内訳書の記載例

最終的な工事の費用内訳を記載した書類となります。施工業者に発行してもらいます。

※１：
「工事費内訳書」または「明細書」と表題を記載します。

※２：
宛名は、見積書と同じ宛名で記載します。

※３：
日付は工事完了報告書以降の日にちを記載します。

※４：
施工業者の「住所」「名称」「電話番号」等を記載し、「押印」をします。

※５：
見積書と同じ「件名」を記載します。

※６：
見積書と同じ「内訳と金額」を記載します。

※７：
「消費税」を記載します。

請求書の記載例

請求書はほとんどの場合、施工業者の方で使用している様式があると思いますが、注意点に気をつけましょう。

※１：
「請求書」と表題を記載します。

※２：
宛名は、見積書と同じ記載をします。

※３：
日付は請求日を記載します。

※４：
施工業者の「住所」「名称」「電話番号等」を記載し、「押印」をします。

※５：
「税込」または「税抜」の表記を記載します。

※６：
見積書と同じ「内訳と金額」を記載します。

※７：
「消費税」を記載します。

※８：
振込先を記載します。

※９：
着手金等で分割払いとなる場合は、その旨と金額を記載します。請求書は分割支払いごとに発行して、その時の請求金額が分かるように記載します。

代金支払い済みを示す証票

代金支払い済みを示す証票とは、銀行振込の証拠ということです。
通帳のコピーはもちろん提出しますが、振込を行なった際の控えも必要です。

銀行窓口やATMで振込で行なった際の控えを保管しておきましょう。
※控えの名称は銀行ごとに違いますが、補助事業者から施工業者に振込んだことが分かる控えです。

ネットバンクで振込んだ場合は、振込を行なったことが分かる画面のスクリーンショットが必要です。
ネットバンクの中には『振込受付時しか表示されない画面』があったりしますので、忘れないようにスクリーンショットを撮っておきましょう。

領収書

領収書は、存在する場合のみ提出すればよいです。
支払いの証明は、銀行振込の控えでしますので、領収書はあまり意味はありません。
提出は不要かと思いますので、記載例は省略します。
※振込ではなく、現金での支払いは原則認められていません。

預り金元帳の記載例

預り金元帳とは、個人事業主と取引をして源泉徴収を行なった場合のみ提出が必要な書類です。
もし源泉徴収を行なった場合は、預り金元帳を作成しましょう。
以下は事業再構築補助金の手引きから抜粋した記載例になります。

源泉徴収税の納付書のコピー

源泉徴収を行なった場合は、源泉徴収税の納付が必要となりますので、納付書のコピーを提出します。

以上、建物費の証拠書類の記載例でした。